Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (“KVKK”) 10. maddesi uyarınca, qumanda uygulamasına (login.qumanda.com) hesap açan ve uygulamayı kullanan kişilerin kişisel verilerinin nasıl işlendiğini açıklar. Tanıtım sitesi qumanda.com için ayrı bir aydınlatma metni vardır. Müşteri şirketlerin uygulamaya kendi işleri için girdiği cari, personel ve benzeri kişisel veriler bakımından veri sorumlusu ilgili müşteri şirkettir; qumanda bu verileri veri işleyen sıfatıyla, hizmet sözleşmesi ve veri işleme hükümleri çerçevesinde işler.
1. Veri sorumlusunun kimliği
| Veri sorumlusu | Volkan Sümer |
|---|---|
| Adres | Üniversite Mah. Civan Sk. No:1, Allure Tower Kat:10 D:145, Avcılar / İstanbul |
| Telefon | +90 (212) 853 04 02 |
| E-posta (kişisel veri talepleri) | kvkk@qumanda.com |
| E-posta (hesap ve kayıt işlemleri) | register@qumanda.com |
2. İşlenen kişisel veriler
2.1. Kayıt sırasında alınan veriler
| Veri kategorisi | İşlenen veri | Zorunlu mu? |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad soyad; gerçek kişi işletmelerde T.C. kimlik numarası | Evet |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası, işletme adresi (il, ilçe, açık adres) | E-posta ve adres evet, telefon hayır |
| Hesap | Kullanıcı adı, parola (yalnız tek yönlü özet olarak), güvenlik sorusu ve cevabı (yalnız tek yönlü özet olarak) | Evet |
| İşletme kimliği | Ticaret unvanı, hesap türü (şirket / şahıs işletmesi), vergi dairesi, vergi numarası, ticaret sicil müdürlüğü ve sicil numarası, varsa MERSİS numarası | Unvan, vergi dairesi ve vergi/kimlik no evet; sicil ve MERSİS türe göre |
| Onay bilgileri | Aydınlatma metni ve hizmet koşulları onayı; isteğe bağlı tanıtım iletisi onayı; onay zamanı ve onaylanan metin sürümü | İlk ikisi evet |
| İşlem güvenliği | Kayıt tarihi ve saati, IP adresinin tek yönlü özeti, tarayıcı bilgisi, e-posta doğrulama kayıtları | Otomatik |
T.C. kimlik ve vergi numarası hakkında: Bu bilgiler, hizmet sözleşmesinin tarafının kimliğinin belirlenmesi, aynı kişi veya işletme adına mükerrer hesap açılmasının önlenmesi ve ileride düzenlenecek belgelerde kullanılmak üzere alınır. Veritabanında şifreli olarak saklanır, yönetim ekranlarında maskeli gösterilir ve yalnız yetkili personel erişebilir.
Güvenlik sorusu hakkında: Cevabınız parola gibi tek yönlü özet olarak saklanır; hiç kimse, yetkili personel dâhil, cevabı okuyamaz. Yalnız parola sıfırlamada, e-posta bağlantısına ek ikinci doğrulama olarak kullanılır.
2.2. Kullanım sırasında oluşan veriler
- Oturum ve güvenlik kayıtları: giriş ve çıkış zamanları, başarısız giriş denemeleri, parola sıfırlama istekleri, IP adresinin özeti.
- İşlem kayıtları (denetim izi): uygulamada yaptığınız kritik işlemlerin kullanıcı, zaman ve nesne bilgisiyle kaydı. Bu kayıtlar hizmetin bütünlüğü için tutulur ve değiştirilemez.
- Hesap durumu: demo başlangıç ve bitiş tarihi, onay durumu, kullanıcı sayısı.
- Zorunlu çerezler: oturum ve form güvenliği çerezleri; ayrıntı Çerez Politikası'nda.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepleri
| Amaç | İşlenen veri | Hukuki sebep (KVKK) |
|---|---|---|
| Hesabın açılması, e-posta ile doğrulanması ve şirket veritabanının oluşturulması | Kimlik, iletişim, hesap, işletme kimliği | m.5/2-c — sözleşmenin kurulması ve ifası |
| Hesabın yönetici tarafından incelenip aktif edilmesi; mükerrer ve sahte kayıtların önlenmesi | İşletme kimliği, kimlik, işlem güvenliği | m.5/2-f — meşru menfaat; m.5/2-c |
| Demo süresinin ve hesap durumunun yönetilmesi, süre bitimine ilişkin bildirimler | Hesap durumu, iletişim | m.5/2-c — sözleşmenin ifası |
| Parola sıfırlama ve hesap güvenliği | Hesap, güvenlik sorusu özeti, işlem güvenliği | m.5/2-c; m.5/2-f — meşru menfaat |
| Hizmete ilişkin zorunlu bildirimler (aktivasyon, güvenlik, kesinti, koşul değişikliği) | İletişim | m.5/2-c — sözleşmenin ifası |
| Tanıtım iletisi gönderilmesi | İletişim | m.5/1 — açık rıza (Açık Rıza Metni; ayrıca 6563 sayılı Kanun onayı); dilediğiniz an geri alınabilir |
| Hukuki yükümlülükler (vergi ve ticaret mevzuatı, resmî talepler) | Kimlik, işletme kimliği, işlem kayıtları | m.5/2-ç — hukuki yükümlülük |
| Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; uyuşmazlıklarda delil | İlgili tüm veriler | m.5/2-e |
| Sistem güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, hata teşhisi | İşlem güvenliği, denetim izi | m.5/2-f — meşru menfaat |
Verileriniz profilleme veya otomatik karar verme amacıyla işlenmez. Hesabınızın aktif edilmesi yetkili bir kişi tarafından değerlendirilir; otomatik ret yoktur.
4. Aktarım
Verileriniz KVKK'nın 8. maddesi çerçevesinde yalnız kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (talep üzerine ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde), mali müşavirlik ve hukuki danışmanlık hizmeti alınan kişilere (gerekli olduğu ölçüde) aktarılabilir. Hiçbir üçüncü kişiye satılmaz, kiralanmaz veya devredilmez.
Yurt dışına aktarım: Uygulama, platform veritabanı, şirket veritabanları ve e-posta altyapısı Hetzner Online GmbH (Almanya) tarafından sağlanan sunucularda barındırılır. Bu aktarım KVKK'nın 9. maddesi kapsamında, Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşme ve mevzuatın öngördüğü diğer güvencelerle, yalnız hizmetin teknik olarak sunulabilmesi için gerekli olduğu ölçüde gerçekleştirilir.
5. Saklama süreleri
| Veri | Saklama süresi | Dayanak |
|---|---|---|
| E-posta doğrulanmayan kayıtlar | 30 gün; sonra silinir | Sözleşme kurulmadı |
| Onaylanmayan veya reddedilen hesaplar | Karardan itibaren 6 ay | Meşru menfaat — mükerrer kayıt kontrolü |
| Demo süresi dolan ve devam etmeyen hesaplar | Bitişten itibaren 1 yıl; şirket veritabanı bu sürenin sonunda yok edilir | Meşru menfaat — yeniden başlama imkânı |
| Aktif hesaplar ve hizmet sözleşmesi verileri | Sözleşme süresince ve sona ermesinden itibaren 10 yıl | Genel zamanaşımı (TBK m.146) |
| Oturum, güvenlik ve denetim kayıtları | 2 yıl | Meşru menfaat — işlem güvenliği; 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülükler saklı |
| Mali kayıtlar | VUK 5 yıl, TTK 10 yıl | Hukuki yükümlülük |
Süresi dolan veriler ilk periyodik imha döneminde ve en geç altı ayda bir silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
6. Toplama yöntemi
Verileriniz, kayıt formunu doldurmanız, e-posta doğrulamasını tamamlamanız ve uygulamayı kullanmanız sırasında elektronik ortamda otomatik yollarla; telefon ve e-posta ile bize ulaşmanız hâlinde otomatik olmayan yollarla toplanır.
7. Veri güvenliği tedbirleri
- Tüm bağlantılar HTTPS/TLS ile şifrelidir; parolalar ve güvenlik sorusu cevapları tek yönlü özet olarak saklanır.
- T.C. kimlik ve vergi numaraları veritabanında şifreli tutulur, ekranlarda maskelenir.
- Her şirketin verisi kendi ayrı veritabanındadır; şirket seçilmeden işlem yapılamaz, şirketler arası görünüm yoktur.
- Yetkilendirme rol tabanlıdır; yetkisiz kullanıcı ekranı görmez, doğrudan adrese giderse reddedilir.
- Kritik işlemler denetim iziyle kaydedilir; başarısız girişler ve sıfırlama denemeleri sınırlandırılır.
- Veri ihlali hâlinde 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na, ilgili kişilere ise makul en kısa sürede bildirim yapılır.
8. İlgili kişi olarak haklarınız ve başvuru
KVKK'nın 11. maddesindeki haklarınız (öğrenme, bilgi talep etme, düzeltme, silme, aktarılan kişileri bilme, itiraz ve tazminat) ve başvuru usulü, tanıtım sitesi aydınlatma metninin 10. ve 11. bölümlerinde açıklanan şekilde geçerlidir. Başvurular yazılı olarak Üniversite Mah. Civan Sk. No:1, Allure Tower Kat:10 D:145, Avcılar / İstanbul adresine, kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@qumanda.com adresine veya güvenli elektronik imza ile yapılabilir; en geç otuz gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. Hesabınızdaki ad, iletişim ve işletme bilgilerini uygulama içinden de güncelleyebilirsiniz.
Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel ilkelerimiz Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası'nda; hizmetin kullanım şartları Üyelik ve Hizmet Sözleşmesi'nde yer alır.
9. Değişiklikler
Bu metin, mevzuat veya veri işleme süreçlerindeki değişikliklere göre güncellenebilir; güncel sürüm bu sayfada ve uygulama içinde yayımlanır. Esaslı değişiklikler kayıtlı e-posta adresinize bildirilir.